Migreren naar SharePoint? Let op de inrichting!

Het is misschien wel één van de grootste ergernissen onder werknemers: een ingewikkelde mappenstructuren waarbinnen documenten lastig te vinden zijn. Pas als het echt niet langer meer kan, valt het besluit dat het anders moet. Een mogelijke oplossing is het verplaatsen van documenten naar SharePoint en daarbij alles opnieuw te structureren. Toch is ook dat niet zo eenvoudig. Bovendien, hoe voorkom je dat het opnieuw onoverzichtelijk wordt?

SharePoint is een cloudplatform van Microsoft dat je gebruikt voor het online uitwisselen van informatie. De voordelen van centraal documentenbeheer zijn groot. Zo heb je altijd en overal toegang tot jouw documenten. Daarnaast kun je bestanden makkelijk delen via een link, zowel intern als extern. Jij en jouw collega’s werken zodoende altijd in hetzelfde document en met dezelfde versie. Wat een verademing: geen opeenstapeling meer van verschillende versies van één document en niet langer allerlei verschillende opslaglocaties.

SharePoint: simpeler en overzichtelijker

SharePoint maakt je documentenbeheer simpeler en overzichtelijker, met name door te werken met metadata. Dit zijn unieke zoektermen, die bij een specifiek document horen. Verder kun je het beheer eenvoudig, eenduidig en gestructureerd maken door te werken met sjablonen voor bijvoorbeeld brieven, notulen of facturen. Tot slot biedt SharePoint de mogelijkheid om rechten toe te kennen aan gebruikers. Hierdoor kun je bepaalde documenten afschermen voor onbevoegden.

Bereid de migratie naar SharePoint goed voor

Een migratie naar SharePoint helpt je om beter te organiseren en bied je de mogelijkheid om op te schonen. Het is daarom belangrijk om daar vooraf goed over na te denken. Een goede voorbereiding voorkomt namelijk problemen tijdens en na de migratie. Dit betekent dat je vooraf belangrijke keuzes moet maken. Welke indeling hanteer je? Wie mag welke documenten inzien? Welke metadata ga je gebruiken? Deze vragen moeten beantwoord zijn voordat je start met de migratie naar SharePoint. Overigens, met het oog op draagvalk binnen de organisatie is het raadzaam om medewerkers hierbij te betrekken.

Opschonen mappenstructuur

Een eenvoudige manier om de bestaande mappenstructuur op te schonen, is te werken met een read-only map, waarin je oude documentatie plaatst. Alleen de documenten die je daadwerkelijk gebruikt, haal je eruit. Documenten die na verloop van tijd overblijven, zijn blijkbaar niet direct van belang. Deze kun je na verloop van tijd in een archief plaatsen.

Goede zoekfunctie dankzij metadata

Om de documentatie efficiënter in te richten, is het slim om metadata te gebruiken in plaats van mappen. SharePoint werkt namelijk met een zoekmachine, die je kunt vergelijken met de zoekfunctie van Google. Met metadata ben je flexibel en kun je ‘tags’ aan je bestanden toevoegen. Voor de zoekmachine is jouw informatie daarmee veel sneller en beter vindbaar.