Jeugd- en Gezinsteam: ‘met een goed ingerichte IT-infrastructuur zijn wij klaar voor de toekomst’

Het Jeugd- en Gezinsteam Lelystad is op 1 januari 2018 gestart. Hiervoor zijn medewerkers van vijf organisaties samengevoegd in één nieuwe organisatie. Dit was een flinke organisatorische klus, want iedere medewerker had een compleet ingerichte werkplek nodig, inclusief laptop en smartphone. Teamcoach Chris Heidekamp kijkt terug op een hectische tijd. “Solviteers heeft ons veel werk uit handen genomen. Hierbij viel met name hun projectmanagementrol, IT-kennis en enorme betrokkenheid op.”

Selectie

Het IT-project waar Heidekamp voor stond was groot: van vijf organisaties naar één nieuwe organisatie en van twee naar vier locaties. “Wij hebben verschillende IT-leveranciers uitgenodigd om een voorstel te doen voor de realisatie van dit project. Uiteindelijk is de keuze gevallen op Solviteers. Reden hiervoor was onder andere dat de gemeente Lelystad en het Jeugd- en Gezinsteam (JGT) al enkele jaren gebruikmaken van hun softwareapplicatie WIZportaal. Solviteers is dus bekend met onze organisatie en dat vonden wij wel zo prettig.”

Volledig IT-plaatje in beeld door quickscan

Heidekamp vertelt hoe Solviteers en JGT het IT-project samen hebben aangepakt. “Het IT-project startte met een quickscan. Hierbij heeft Solviteers gekeken naar de huidige en gewenste IT-omgeving en de “gaps” hiertussen. Ook zijn er gesprekken met de medewerkers gevoerd. De uitkomsten van deze scan hebben wij uitgebreid met elkaar besproken en daar waar nodig aangepast. Toen wij het totale IT-plaatje goed in beeld hadden is er een plan van aanpak opgesteld. Hiermee zijn wij vervolgens aan de slag gegaan.”

IT-projectmanagement goed uitgevoerd

Solviteers heeft het volledige IT-projectmanagement op zich genomen. Heidekamp is te spreken over de manier waarop Solviteers dit heeft gedaan. “Solviteers onderhield het contact met de aannemers en toeleveranciers over onder andere de oplevering van de locaties en de levering van hardware. Daarnaast leverde en installeerde Solviteers de glasvezelverbindingen, VoIP-telefonie en alle (mobiele) telefoons. Bijna iedere medewerker heeft zijn mobiele nummer behouden.”

Veilig werken staat centraal

Alle medewerkers hebben de beschikking over een laptop met touchscreen en een mobiel data abonnement. “Dit is erg praktisch omdat zij regelmatig bij cliënten thuis gezinsplannen opstellen en deze door hen laten ondertekenen. Natuurlijk moet dit wel veilig en efficiënt gebeuren. Zeker in het kader van de nieuwe en aangescherpte privacyregels onder de AVG. Solviteers heeft er daarom ook voor gezorgd dat al onze systemen goed beveiligd zijn.”

IT-omgeving 24/7 beschikbaar

“Wij hebben ook het beheer en onderhoud van onze IT-omgeving aan Solviteers uitbesteed. Hieronder vallen onder andere de Microsoft 365-omgeving, SharePoint-omgeving, VoIP, de mobiele telefonie en de werkplekken. Daarnaast wordt de IT-omgeving 24/7 gemonitord.”

Prettige samenwerking

Inmiddels werken er 95 medewerkers bij onze organisatie en hebben wij er vier nieuwe locaties bijgekregen. “Wij hebben het project samen tot een goed einde gebracht. Wij waarderen vooral de IT-kennis en de enorme betrokkenheid van Solviteers. Ook in de komende jaren ontzorgt Solviteers ons volledig op IT-gebied.”